会議変革研修

　ある会社の人事部長が、社内の会議について次のように話してくれました。
「ウチの会社の会議は、２つある。一つは報告会ともう一つは講演会。会議の中で、何か突っ込んだ質問や意見が出ると『部長、その件は後ほどじっくりと･･･』、『○○さん、それについては専務がもう既に話していることなので･･･』と先送りし、その場を納めてしまう発言が事務局(主催者側)からあってお しまい。ほとんど議論はされない」

　また、ある会社のベテランマネージャーはこう言っていました。
「ウチの会社では、会議やミーティングがほとんどない。以前は朝礼や終礼が各営業所であって、月一の会議もあった。今は、職場が正社員の他に契約社員、パート社員、派遣社員が多く、個別に指示命令や伝達がされて、仕事が進むだけ、集まって話し合いをしようにも『それは会社で決めて指示して下さい』とくる。」

　別な会社の営業所長が教えてくれた話です。
「ウチの営業所は、若い人が多く、また技術者（設計やＳＥなど）が多く、職場の問 題について議論しようにも意見がでない。自分の担当業務やプロジェクトの担当範囲以外のことについては関わろうとしない。困っても相談に来ないで、問題が大きくなってから来るので手の打ちようもない。」

　さあ、皆さんの会社や職場ではいかがでしょうか？（上記の３つの話は「問題のある会議の状況」にかなりスポットを当てたもの といえますが、どれも実際の話をもとにしています。）

まとめると、以下のような問題点となります。
　
会議変革研修では、会社で行われる会議の中でも「課題解決」を目的とした会議を中心にして、会議が活発な話し合いが行われる場になるための変革に取り組みます。

■会議変革の３つの基本

（１）目的・目標の明確化
会議の目的・目標を事前に明確にして、参加者に伝えておく。同時に、会議の初めに全員に示し、共有化する。特にゴール（終了時に、何をどこまで、決めるのか）を全員で確認しておくことが重要です。会議の名前を、目的を明示にするものにするのも効果的です。例えば、「売上ＵＰ会議」「新規事業アイデア出し会議」「業務改善会議」「仕事が楽になり、早く終わるようになる会議」「おもてなし力ＵＰ会議」等々です。

（２）会議のルールと手順を決める
会議の基本ルールと進め方の手順を決めて、開始時に参加者全員で確認しておく。以下会議のルール例
�@常に会議の目的・目標を意識して取り組むこと　　�Aお互いを尊重し、フラットな立場で話し合う
�B率直に話すこと　　�C人の話をよく聴くこと　　�D楽しく議論する　　�E共有化と共通認識を大事にする
�F課題の解決に役立つことを話し合う（愚痴・文句を言わない、人を責めない）
会議の手順（プロセスとも言います）は、いくつかのパターンがあります。どちらにしても手順の各段階でそれぞれ何を目指して何をするのかを明示して、参加者全員が常にその点を意識して対話や議論を進めていくことが必要です。

（３）問題解決（目的・目標の達成）と参加メンバー・チームが学習する手法を活用する
会議変革研修では、次に述べる３つの会議手法「質問会議」「解決会議」「見える会議」を習得し活用実践していきます。この手法そのものを取り入れることで職場での課題解決の会議が大きく変わります。また各手法の部分的なツールを活用しても、現在実施している会議を改善・向上させていくことができます。手法そのものを導入することでも、部分的なツール導入でも、まずはできることから一歩ずつ始めて、会議変革、ひいては会社（組織）変革を前進させていきましょう。


■３つの会議のポイントと特徴

その１『質問会議』●「意見会議」と『質問会議』〔議論による論争から、合意形成による統合〕
【アクションラーニングのグループセッションを基にした会議】
事業や職場で実際に起こっている問題を５〜８名のチームで共有、検討して、メンバーの多様な視点や思考によって本質的な問題を明らかにして、その上で目標設定し、解決策を立案し、実際に行動して解決していきます。
�@ 問題の関係を多面的にとらえて、本質を把握し、全体最適な（根本的な）解決策ができます。
�A メンバーの合意納得を得ることでモチベーションが高まります。
�B 決めた解決策が実行されかつ、必ず振り返りを行います。

その２『解決会議』●「問題の議論」から「解決の創造」へ『解決会議』
【ソリューションフォーカスの「リフレクティング・チーム」を基にした会議】
課題に取り組む本人【主役】が、自らの課題（解決したいこと、何とかしたいこと、改善点・問題点など）を発表し、グループメンバーからの多様な視点でのアイデア・具体策をもらって、解決行動を明確にするミーティングで、ポジティブ思考によるアプローチです。メンバーの様々な視点からの意見・アイデアにより問題解決の見通しをつけて本人のヤル気を高めて解決を促進します。

その３『見える会議』●みんなの頭の中を書き出して、つなぐ、まとめる『見える会議』
【多様な意見を引き出し合意形成ができる、カードや紙に書き出す方法による会議】
�@ 参加者各人で問題について個別に考えた上で、全員で共有化する。
�A 問題の事象を書き出して、その関連性を明確にして根本的な原因を発見できる。
�B 目指す目的・目標の達成を妨げる支障・障害を明らかにして除去することができる。
�C 目標を実現するための最適な戦略・戦術を構築していくことができる。

以上の各ステップを「カード」や「紙（Ａ３用紙）」に書き出すことによって、様々なアイデアを拡散し、さらに「ボード」や「模造紙」で収束（合意）を推進していきます。

職場の会議を変革するための３つの手法を中心にして、その社内導入のために、体験的に学習し、さらに自社内の導入する具体的な準備・検討についても考えて、活用し実践していきます。

�@「会議変革研修（３つの会議）」体験セミナー（半日：4時間）

目的：会議を変革するための基本と３つの会議手法の特徴やメリット、進め方を理解して、自社に
　　　　必要な会議手法を選択する。
内容：�@)自社の会議の現状を振り返る
　　　　�A)３つの会議についての基本的な考え方と進め方のレクチャー
　　　　�B)各会議手法(ミーティング)の体験セッションを行う
　　　　�C)今後の活用手法を検討する
実施方法：公開セミナー又は社内（5〜8名）での実施

�A「会議変革研修（個別手法）」のセミナー（１日又は２日）＊各社単位で

目的：３つの会議の中で自社に必要と思われる会議手法に焦点を当てて、実際に社内実施できる
　　　　ファシリテーターとしての基本を習得する（１日）。
　　　　３つの会議手法をすべて、実際に活用できるように習得する（２日）。
内容：�@)会議手法の基本的な考え方の理解
　　　　�A)会議の進め方の理解
　　　　�B)会議の体験セッション（実際に行う）＊最低３〜4回
　　　　※会議コーチ（ファシリテーション）ワークも行う。
　　　　�C)振り返りと社内展開の検討
参加人数：５〜８名

�B実際の社内会議で実践導入サポート（半日）

目的：実際に社内で会議を行うチーム(職場、委員会、プロジェクト、部門横断チーム等)単位で、
　　　　現実テーマ(課題・問題)について会議手法を活用して行い、チームで学習する。
内容：�@)進め方の理解
　　　　�A)会議の体験セッション（１回）とその振り返り
　　　　�B)会議手法の基本的な考え方と進め方のポイントの理解を深める
　　　　�C)再度、会議の体験セッション
　　　　�D) 職場内での今後の展開方法を検討する
参加人数：５〜６名（最大10名まで）

�C継続サポート・フォローアップ

上記の�A、�Bの後の社内展開後、弊社会議コーチが訪問して、社内でフォローアップを行う。
※実施方法は状況に合わせてご提案いたします。